Eine Inventur ist gesetzliche Pflicht und zugleich die gründlichste Prüfung, die ein Lager über sich selbst bekommt. Jede Differenz zwischen Buchbestand und tatsächlichem Bestand hat eine Ursache, und fast immer liegt sie nicht in der Zählung, sondern in einem Prozess davor: im Wareneingang, bei einer verspäteten Buchung, in einer falsch gepflegten Mengeneinheit. Wer Differenzen nur ausbucht, zählt im nächsten Jahr dieselben Fehler.
Was das HGB verlangt
Nach § 240 HGB muss jeder Kaufmann zu Beginn seines Handelsgewerbes und am Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also seine Vermögensgegenstände und Schulden genau verzeichnen. Für das Lager heißt das: Art, Menge und Wert der Vorräte müssen belegbar feststehen.
Zwei Vereinfachungen stehen ebenfalls in § 240 HGB. Regelmäßig ersetzte Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe von untergeordneter Bedeutung dürfen mit einem Festwert angesetzt werden, dann ist in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Aufnahme nötig. Gleichartige Vorräte dürfen zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt werden.
§ 241 HGB lässt drei Wege zu, die klassische Zählung am Stichtag zu ersetzen oder zu verteilen:
- Stichprobeninventur mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden, wenn ihre Aussagekraft der einer vollständigen Zählung gleichkommt.
- Permanente Inventur, wenn ein Verfahren nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung den Bestand zum Stichtag auch ohne Zählung an diesem Tag sichert. Steuerlich verlangt R 5.3 EStR dafür, dass jeder Bestand mindestens einmal im Wirtschaftsjahr körperlich aufgenommen wird.
- Vor- oder nachverlegte Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Geschäftsjahresende, mit Fortschreibung oder Rückrechnung auf den Stichtag.
Welches Verfahren zulässig ist, stimmen Unternehmen vorab mit ihrer Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung ab. Das gilt besonders für die Stichprobeninventur, die ein geprüftes statistisches Verfahren und verlässliche Buchbestände voraussetzt.
Die Verfahren im Vergleich
| Verfahren | Wie es funktioniert | Wann es passt |
|---|---|---|
| Stichtagsinventur | vollständige Zählung zum Geschäftsjahresende, oft mit Betriebsstillstand | kleinere Lager, überschaubares Sortiment, wenig Bewegung zum Jahresende |
| Vor- oder nachverlegte Inventur | Zählung im Zeitfenster um den Stichtag, Fortschreibung auf den Stichtag | Betriebe mit Hochsaison am Jahresende, etwa im Handel |
| Permanente Inventur | laufende Zählungen über das Jahr, jeder Bestand mindestens einmal | Lager mit Lagerverwaltungssystem und verlässlicher Buchungsdisziplin |
| Stichprobeninventur | Zählung einer statistischen Stichprobe, Hochrechnung auf den Gesamtbestand | große Bestände mit hoher Buchbestandsqualität und abgestimmtem Verfahren |
Die permanente Inventur lässt sich gut mit einer Einteilung nach Wert und Umschlag verbinden. Hochwertige und schnell drehende Artikel werden häufiger gezählt, geringwertige seltener, aber jeder mindestens einmal im Jahr. Wie diese Einteilung auch für Lagerplätze genutzt wird, beschreibt der Beitrag zum Slotting mit ABC/XYZ-Analyse.
Wo Inventurdifferenzen entstehen
| Ursache | Mechanismus | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Buchung im Wareneingang | Ware angenommen, aber mit falscher Menge oder gar nicht gebucht | Mengenprüfung gegen Lieferschein vor der Einlagerung, Abweichungen sofort erfassen |
| spätes Buchen | Palette wird bewegt, die Buchung folgt später oder nie | Grundsatz Buchung vor Bewegung ohne Ausnahme |
| Mengeneinheiten | Karton gezählt, Stück gebucht, Umrechnung im System fehlt oder ist falsch | Umrechnungen in den Stammdaten pflegen und im Wareneingang prüfen |
| Kommissionierfehler | falsche Menge oder falscher Artikel gegriffen, Bestand zweier Plätze verschoben | Scan am Platz, Kontrolle kritischer Artikel |
| gemischte Paletten | mehrere Artikel ohne Trennung auf einem Platz | Packregeln und Kennzeichnungspflicht |
| Schwund und Bruch | Beschädigung ohne Buchung, Diebstahl | Bruchbuchung als Pflichtschritt, Zugangsregeln für hochwertige Ware |
Eine Inventur ist erst abgeschlossen, wenn die Differenzen erklärt sind. Die Ursachenanalyse gehört in die Tage direkt nach der Zählung, solange sich Beteiligte noch an Wareneingänge und Umlagerungen erinnern.
Der Inventurtag: Rollen und Ablauf
Ob Stichtag oder Zählwelle der permanenten Inventur, der Ablauf folgt denselben Schritten:
- Planung: Verfahren, Zählzonen, Zeitfenster und Bewegungsstopp festlegen. Wer darf während der Zählung ein- und auslagern?
- Vorbereitung: Zählaufträge aus dem Lagerverwaltungssystem erzeugen, Scanner und Ersatzakkus prüfen, gemischte Plätze vorab bereinigen.
- Zählung: Zählzonen sperren und kennzeichnen, jedes Gebinde eindeutig erfassen, Mengeneinheit prüfen. Kritische Artikel zählen zwei Personen unabhängig.
- Nachzählung: Abweichungen über einer festgelegten Toleranz werden nachgezählt, und zwar von einer anderen Person.
- Freigabe und Buchung: geprüfte Differenzen buchen, Zähllisten und Protokolle archivieren.
- Ursachenanalyse: Differenzen nach Ursache auswerten und Maßnahmen festlegen.
Klare Rollen verhindern die häufigsten Pannen: eine Inventurleitung mit Verantwortung für Ergebnis und Freigabe, Teamleitungen für Einweisung und Stichproben, Zählteams, eine Person für die Systemseite mit Zählaufträgen und Sperren, und eine unabhängige Kontrolle für Nachzählungen.
Technik: was sie leistet und was nicht
Mobile Scanner und ein Lagerverwaltungssystem mit Inventurfunktion sind für die permanente Inventur Voraussetzung. RFID kann Paletten und Kartons beim Durchfahren eines Tores erfassen, wenn Tags und Lesetechnik aufeinander abgestimmt sind. Drohnen und fahrerlose Scanner werden in Hochregallagern für das Lesen von Palettenetiketten eingesetzt. Beide Techniken erfassen, was gekennzeichnet ist. Einen Karton ohne lesbares Etikett oder einen falsch gebuchten Platz erkennen sie nicht besser als eine Zählkraft.
Die Reihenfolge lohnt sich deshalb so: erst Buchungsdisziplin und Stammdaten, dann Technik. Eine Automatisierung auf einem unsauberen Buchbestand beschleunigt nur die Differenzen.
Kennzahlen aus der Inventur
- Bestandsgenauigkeit: Anteil der Lagerplätze ohne Differenz an allen gezählten Plätzen, getrennt nach Wertklasse.
- Differenzwert: Summe der Plus- und Minusdifferenzen, jeweils getrennt ausgewiesen. Eine saldierte Zahl verdeckt, dass sich Fehler gegenseitig aufheben.
- Nachzählquote: Anteil der Positionen, die nachgezählt werden mussten.
- Differenzen nach Ursache: Wareneingang, Buchung, Stammdaten, Kommissionierung, Schwund.
Feste Zielwerte hängen von Sortiment, Warenwert und Lagertechnik ab. Aussagekräftig ist der Verlauf über mehrere Zählungen und der Vergleich zwischen Zonen und Schichten.
Wir sind Allcox
Allcox arbeitet nach eigener Angabe seit 2002 in der operativen Logistik und übernimmt auf deiner Fläche Bereiche wie Lagerbewirtschaftung und Warenkontrolle im Werkvertrag, mit eigenen Teams und eigener operativer Steuerung. Verfahren, Bewertung und Freigabe der Inventur bleiben bei dir und deiner Wirtschaftsprüfung. Unser Beitrag ist ein sauber geführter Bestand und Zählteams, die nach deinem Inventurplan arbeiten.
Wenn deine Inventurdifferenzen jedes Jahr an denselben Stellen auftauchen, lass uns die Abläufe davor gemeinsam anschauen.
FAQ: Inventur in der Logistik
Ist die Inventur gesetzlich vorgeschrieben?
Ja. Nach § 240 HGB muss jeder Kaufmann am Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme, aus der dieses Verzeichnis entsteht.
Welche Inventurverfahren sind zulässig?
Neben der Stichtagsinventur erlaubt § 241 HGB die Stichprobeninventur, die permanente Inventur und die vor- oder nachverlegte Inventur in einem Zeitfenster von drei Monaten vor bis zwei Monaten nach dem Geschäftsjahresende.
Muss bei permanenter Inventur trotzdem gezählt werden?
Ja. Die Zählung am Stichtag entfällt, aber steuerlich muss nach R 5.3 EStR jeder Bestand mindestens einmal im Wirtschaftsjahr körperlich aufgenommen werden. Die Zählungen werden über das Jahr verteilt.
Wo entstehen die meisten Inventurdifferenzen?
Meist vor der Zählung: bei der Buchung im Wareneingang, durch Bewegungen ohne sofortige Buchung, durch falsche Mengeneinheiten in den Stammdaten und durch Kommissionierfehler. Schwund ist eine Ursache unter mehreren.
Ersetzen RFID oder Drohnen die Zählung?
Sie können die Erfassung beschleunigen, wo Ware eindeutig gekennzeichnet ist. Ob ein technisches Verfahren die körperliche Aufnahme ersetzt, hängt davon ab, ob es den Anforderungen an eine ordnungsmäßige Inventur genügt. Das wird vorab mit Steuerberatung oder Wirtschaftsprüfung geklärt.
