Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WWS, bildet ab, welche Ware ein Unternehmen hat, bestellt, erwartet und verkauft hat, und zu welchem Wert. Für das Lager ist es die Quelle für Bestellungen, Aufträge und Bestände. Ob diese Daten stimmen, entscheidet sich aber nicht in der Software, sondern im Betrieb: bei der Buchung im Wareneingang, bei der Pflege der Stammdaten und bei der Frage, ob jede Bewegung sofort erfasst wird. Viele Probleme, die einem System zugeschrieben werden, sind Probleme dieser Abläufe.
Was ein Warenwirtschaftssystem leistet
Ein WWS steuert den kaufmännischen Warenfluss. Typische Aufgaben:
- Stammdaten: Artikel, Mengeneinheiten, Lieferanten, Kunden, Preise.
- Einkauf und Disposition: Bestellvorschläge aus Mindestbeständen oder Prognosen, Bestellungen, offene Lieferungen.
- Wareneingang: Abgleich der Lieferung mit der Bestellung, Buchung von Menge und Wert.
- Bestandsführung: Mengen je Lager oder Standort, bei Bedarf mit Charge oder Seriennummer.
- Auftragsabwicklung: Kundenaufträge, Reservierungen, Lieferscheine, Rechnungen.
- Auswertungen: Umschlagshäufigkeit, Reichweite, Ladenhüter, Fehlbestände.
Die Grenze liegt beim physischen Lager. Ein WWS weiß in der Regel, dass ein Artikel im Lager ist und wie viele Stück. Auf welchem Platz er liegt, in welcher Reihenfolge kommissioniert wird und welcher Stapler welchen Auftrag fährt, ist Aufgabe eines Lagerverwaltungssystems.
WWS, WMS, TMS und ERP: wer macht was
| System | Schwerpunkt | typische Funktionen |
|---|---|---|
| Warenwirtschaftssystem (WWS) | kaufmännischer Warenfluss | Stammdaten, Einkauf, Bestände nach Menge und Wert, Aufträge, Rechnungen |
| Lagerverwaltungssystem (WMS) | physisches Lager | Lagerplätze, Ein- und Auslagerstrategien, Kommissioniersteuerung, Nachschub, Inventur, Anbindung von Scannern und Fördertechnik |
| Transportmanagementsystem (TMS) | Transport | Tourenplanung, Frachtkosten, Speditionsauswahl, Zeitfenster an der Rampe, Statusmeldungen |
| ERP-System | gesamtes Unternehmen | Warenwirtschaft plus Finanzbuchhaltung, Controlling, Personal, Produktion |
Die Grenzen sind fließend. Viele ERP-Systeme enthalten eine Warenwirtschaft, manche WWS ein einfaches Lagermodul. Entscheidend ist, welches System für welchen Datenstand führend ist. Wenn WWS und WMS beide Bestände führen, muss feststehen, welcher Bestand gilt und wie Abweichungen zwischen beiden erkannt und geklärt werden. Ohne diese Festlegung entstehen zwei Wahrheiten, und das Lager arbeitet nach der einen, der Vertrieb verkauft nach der anderen.
Woher Bestandsfehler wirklich kommen
Ein Bestandsfehler im System hat fast immer eine Ursache vor der Software:
| Ursache | was passiert | Gegenmaßnahme |
|---|---|---|
| Mengeneinheit falsch gepflegt | Karton gebucht, Stück gezählt, oder umgekehrt | Umrechnungen in den Stammdaten prüfen, im Wareneingang gegen Lieferschein kontrollieren |
| Wareneingang ohne Abgleich | Liefermenge wird aus der Bestellung übernommen statt gezählt | Menge erfassen, Abweichungen zur Bestellung sofort buchen |
| Bewegung ohne Buchung | Palette wird umgelagert, die Buchung folgt später oder nie | Scan als Pflichtschritt bei jeder Bewegung |
| Retouren ohne Status | zurückgekommene Ware steht im Lager, ist aber weder gesperrt noch verfügbar gebucht | eigener Retourenstatus, Entscheidung und Buchung innerhalb fester Frist |
| doppelte Artikel | derselbe Artikel ist unter zwei Nummern angelegt | feste Regeln und Zuständigkeit für die Neuanlage von Artikeln |
Wie sich solche Fehler bei der Inventur zeigen und wie sie ausgewertet werden, beschreibt der Beitrag zur Inventur in der Logistik. Für Retouren gibt der Beitrag zum RMA-Prozess einen Ablauf vor.
Schnittstellen: wo Daten verloren gehen
Ein WWS ist selten allein. Aufträge kommen aus einem Webshop oder per EDI vom Handel, Lieferavise gehen an Kunden, Statusmeldungen kommen vom Transporteur zurück. Jede Schnittstelle ist eine Stelle, an der Daten verzögert, doppelt oder gar nicht ankommen. Wie elektronischer Datenaustausch funktioniert und welche Formate üblich sind, steht im Beitrag zum EDI in der Logistik. Wie Statusmeldungen aus dem Lager in die Sendungsverfolgung gelangen, beschreibt der Beitrag zur Sendungsverfolgung.
Für jede Schnittstelle lohnt eine einfache Kontrolle: Gibt es eine Meldung, wenn eine Übertragung fehlschlägt, und wer bekommt sie? Viele Fehler bleiben tagelang unentdeckt, weil eine Schnittstelle still aufgehört hat zu liefern.
Aufbewahrung und Mitbestimmung
Daten aus der Warenwirtschaft sind häufig steuerlich relevant, etwa Rechnungen, Lieferscheine und Bestandsbewertungen. Für sie gelten die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO. Bei einem Systemwechsel muss deshalb geklärt sein, wie die Altdaten lesbar aufbewahrt werden.
Erfasst das System Leistung je Person, etwa Picks je Stunde über den Scanner, ist es eine technische Einrichtung, die geeignet ist, Leistung zu überwachen. Gibt es einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitzubestimmen. Das gehört an den Anfang eines Projekts, nicht ans Ende.
Einführung: was wirklich Zeit kostet
Bei der Einführung eines neuen WWS wird der Aufwand für die Software meist richtig eingeschätzt und der Aufwand für Daten und Abläufe unterschätzt. Die zeitintensiven Schritte:
- Prozessaufnahme: Wie laufen Wareneingang, Kommissionierung, Retouren und Sonderfälle heute tatsächlich, nicht laut Handbuch?
- Stammdatenbereinigung: Doppelte Artikel, falsche Mengeneinheiten und veraltete Lieferanten vor der Migration bereinigen. Was falsch migriert wird, bleibt falsch.
- Schnittstellen testen: mit echten Aufträgen und echten Sonderfällen, nicht nur mit Testdaten.
- Schulung am Arbeitsplatz: für die Personen, die täglich buchen, in ihrer Sprache und an ihren Geräten.
- Stichtag und Anfangsbestand: ein verlässlicher Anfangsbestand, meist über eine Zählung, bevor das neue System führt.
Der Zielkonflikt liegt zwischen Anpassung und Standard. Jede Sonderprogrammierung für einen eigenen Ablauf macht spätere Updates teurer. Oft ist es günstiger, einen Ablauf an den Standard des Systems anzupassen, als das System an einen gewachsenen Ablauf.
Wenn ein Dienstleister im eigenen System arbeitet
Betreibt ein Dienstleister einen Bereich des Lagers, arbeitet sein Team meist im System des Auftraggebers. Das funktioniert, wenn drei Punkte geregelt sind: persönliche Zugänge statt Sammelkonten, damit Buchungen nachvollziehbar bleiben, Rechte nur für den übernommenen Bereich, und klare Zuständigkeit für Stammdaten, die meist beim Auftraggeber bleibt. Im Werkvertrag gehört zusätzlich fest, an welchen Kennzahlen aus dem System das Ergebnis gemessen wird.
Wir sind Allcox
Allcox arbeitet nach eigener Angabe seit 2002 in der operativen Logistik und übernimmt auf deiner Fläche Bereiche wie Lagerbewirtschaftung und Warenkontrolle, im Werkvertrag oder als Inhouse-Outsourcing, mit eigenem Team in deinem System. Wenn Bestand und Buchung bei dir regelmäßig auseinanderlaufen, schauen wir uns zuerst die Abläufe im Wareneingang und bei Umlagerungen an.
FAQ: Warenwirtschaftssystem in der Logistik
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Eine Software, die den kaufmännischen Warenfluss abbildet: Stammdaten, Einkauf, Wareneingang, Bestände nach Menge und Wert, Kundenaufträge und Rechnungen.
Was ist der Unterschied zwischen WWS und WMS?
Das WWS führt Ware kaufmännisch, also Menge und Wert je Lager. Das WMS steuert das physische Lager: Lagerplätze, Ein- und Auslagerung, Kommissionierung und Nachschub.
Brauche ich ein ERP-System statt eines WWS?
Ein ERP-System lohnt sich, wenn Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Personal und gegebenenfalls Produktion in einem System zusammenlaufen sollen. Viele ERP-Systeme enthalten eine Warenwirtschaft.
Warum stimmen die Bestände im System nicht?
Meist wegen falsch gepflegter Mengeneinheiten, Wareneingängen ohne echten Mengenabgleich, Bewegungen ohne Buchung, Retouren ohne Status oder doppelt angelegter Artikel. Die Software zeigt den Fehler, verursacht ihn aber selten.
Wie lange dauert die Einführung eines WWS?
Das hängt von Umfang, Schnittstellen und Datenqualität ab. Eine feste Dauer gibt es nicht. Den größten Unterschied macht, wie sauber die Stammdaten vor der Migration sind.
