Wer überlegt, einen Lagerbereich von der Arbeitnehmerüberlassung auf einen Werkvertrag umzustellen, vergleicht meist zuerst Stundensatz gegen Stückpreis. Das greift zu kurz. Ein belastbarer Business Case stellt alle Kosten nebeneinander, auch die, die heute in keiner Kostenstelle auftauchen, und prüft, wie stabil das Ergebnis bleibt, wenn sich Mengen oder Annahmen ändern. Dieser Beitrag zeigt, wie so ein Vergleich aufgebaut ist.
1. Warum der Stundensatz allein nichts entscheidet
In der Überlassung bezahlst du Anwesenheit, im Werkvertrag ein Ergebnis. Beide Preise enthalten deshalb unterschiedliche Dinge. Im Stückpreis eines Werkvertrags stecken Führung, Einarbeitung, Ausfallrisiko und die Kalkulation des Dienstleisters. Im Stundensatz der Überlassung stecken sie nicht, dafür fallen sie bei dir an, verteilt auf Schichtleitung, Personalabteilung, Qualitätssicherung und Nacharbeit.
Ein Business Case macht diese Kosten vergleichbar. Er beantwortet nicht nur, was günstiger aussieht, sondern auch, welches Modell bei schwankenden Mengen planbarer bleibt und welche Umstellungskosten einmalig anfallen. Wie ein Business Case für Logistikverträge grundsätzlich aufgebaut ist, von TCO bis Risiko, beschreiben wir im Beitrag Business Case für Logistikverträge.
2. Quantitative und qualitative Analyse verbinden
Quantitativ erfasst du, was sich in Euro ausdrücken lässt: Mengengerüst, Prozesszeiten, Produktivität, Lohn- und Verrechnungssätze, Flächen, Technik, IT-Anpassungen, Schulungen und Übergabekosten.
Qualitativ bewertest du, was sich nicht direkt beziffern lässt, aber über Erfolg oder Scheitern entscheidet:
- Wie stabil sind die Volumina wirklich?
- Wie reif sind die Prozesse, und wo brechen sie heute?
- Wie gut kann der Dienstleister über Kennzahlen steuern und digital berichten?
- Wie schnell muss das Lager auf Marktveränderungen reagieren?
Qualitative Punkte gehören trotzdem in die Rechnung, als Annahmen mit Bandbreite oder als Szenario. Sonst bleibt der Business Case eine Folie, die im Alltag nicht trägt.
3. Drei Kostenebenen, die du vergleichen musst
| Kostenebene | Beispiele | Arbeitnehmerüberlassung | Werkvertrag |
|---|---|---|---|
| Direkte Kosten | Personaleinsatz, Technik, Fläche, Material | Stundensatz mal Anwesenheit | Preis je Leistungseinheit |
| Indirekte Kosten | Führung, Rekrutierung, Schichtplanung, Einarbeitung, Unterweisung | überwiegend beim Einsatzbetrieb | überwiegend beim Dienstleister, im Preis kalkuliert |
| Schattenkosten | Nacharbeit, Fehlkommissionierung, Leerlauf in Anlernphasen, Reklamationen | beim Einsatzbetrieb | je nach Vertrag beim Dienstleister, über Qualitätsziele und Mängelrechte geregelt |
Wichtig beim Arbeitsschutz: Auch im Werkvertrag bleibt er nicht vollständig beim Dienstleister. Arbeiten Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber am selben Arbeitsplatz, müssen beide nach § 8 Arbeitsschutzgesetz zusammenarbeiten. Dieser Abstimmungsaufwand gehört in die Rechnung.
Dazu kommen einmalige Umstellungskosten: Ausschreibung, Übergabe, Systemintegration, Schulung und mögliche Leistungseinbußen in der Anlaufphase.
4. Ein Rechenbeispiel zur Struktur
Die Werte sind frei gewählt und zeigen nur, wie die Rechnung aufgebaut ist. Sie stammen nicht aus einem Kundenprojekt.
Ein Bereich soll im Monat 400.000 Auftragspositionen kommissionieren.
- Überlassung: 20 Personen zu je 160 Stunden und 25 € Verrechnungssatz ergeben 80.000 €. Dazu kommen angenommene 12.000 € für Schichtleitung, Einarbeitung und Personalverwaltung sowie 6.000 € Nacharbeit. Summe 98.000 €, also 24,5 Cent je Position.
- Werkvertrag: vereinbarter Preis 23 Cent je Position, also 92.000 €, dazu angenommene 3.000 € für Steuerung und Abstimmung auf deiner Seite. Summe 95.000 €, also 23,75 Cent je Position.
In diesem Beispiel liegen beide Modelle nah beieinander. Der Unterschied entsteht nicht im Stundensatz, sondern in den indirekten und Schattenkosten. Ob er in deinem Betrieb größer oder kleiner ist oder sich umkehrt, zeigt nur die Rechnung mit den eigenen Zahlen.
5. Variable Vergütung und KPIs
Ein Werkvertrag wird über Kennzahlen gesteuert. Häufig verwendet werden:
- Kommissioniergenauigkeit
- Durchlaufzeit im Wareneingang
- Output je Schicht
- Fehlerquote
- Einhaltung der Servicelevel bei Spitzenlast
Diese Werte lassen sich mit Bonus- und Malusregeln verknüpfen. Dann folgt die Vergütung der tatsächlichen Leistung, und beide Seiten arbeiten mit denselben Zahlen. Für den Business Case bedeutet das: Die Vergütung muss für mehrere Leistungsniveaus durchgerechnet werden, nicht nur für den Zielwert.
6. Governance und Sensitivitätsanalyse
Ein Business Case ist nur so stabil wie die Zusammenarbeit dahinter. Dazu gehören klare Rollen, feste Berichtswege, regelmäßige Reviews und eine Eskalationsmatrix für Störfälle.
Die Sensitivitätsanalyse prüft, wie empfindlich das Ergebnis auf veränderte Annahmen reagiert. Rechne mindestens drei Szenarien:
- Best Case: Mengen wie geplant, Anlauf schneller als erwartet
- Real Case: die wahrscheinlichste Entwicklung
- Worst Case: Volumensprünge, IT-Störungen, längere Anlaufphase
Kippt die Entscheidung schon bei kleinen Abweichungen, ist sie nicht belastbar.
7. Sechs Tipps für einen belastbaren Vergleich
1. Beginne mit der Leistungsdefinition
Mengenstrukturen, Prozesszeiten, Qualitätsanforderungen, Schnittstellen und Systeme müssen feststehen, bevor Preise verglichen werden.
2. Erfasse indirekte und Schattenkosten ehrlich
Einarbeitung, Führung, Rekrutierung, Arbeitsschutzabstimmung, Fehlerkosten und Stillstände gehören in die Rechnung, auch wenn sie heute in anderen Kostenstellen stecken.
3. Verknüpfe Vergütung mit Kennzahlen
Nur wenn Leistung messbar ist, lässt sich der Werkvertrag fair vergüten und später prüfen.
4. Rechne Szenarien statt eines einzigen Ergebnisses
Best, Real und Worst Case zeigen, wie viel Spielraum die Entscheidung hat.
5. Plane Umstellungskosten vollständig ein
Onboarding, Systemintegration, IT-Anpassungen, Prozessdesign und Schulungen fallen einmalig an und verschieben den Zeitpunkt, ab dem sich ein Wechsel rechnet.
6. Lege die Governance vor dem Start fest
Rollen, Reviews, Qualifikation der Teams und Eskalationswege sollten stehen, bevor die erste Schicht läuft.
8. Fazit
Ein Business Case für den Werkvertrag vergleicht nicht Stundensatz gegen Stückpreis, sondern Gesamtkosten gegen Gesamtkosten, und prüft, wie stabil das Ergebnis unter veränderten Annahmen bleibt. Wer indirekte und Schattenkosten ehrlich erfasst und Szenarien rechnet, trifft eine Entscheidung, die auch nach dem ersten Peak noch trägt.
Allcox übernimmt seit 2002 operative Logistikbereiche im Werkvertrag, mit eigenen Teams und eigener operativer Steuerung. Für Spitzen bietet die Allcox Persona GmbH zusätzlich Arbeitnehmerüberlassung an. Wenn du deinen Vergleich mit echten Mengen aufsetzen willst, sprich uns an.
Weitere Informationen zum Thema:
FAQ zum Business Case Werkvertrag
Wie wird ein Business Case für einen Werkvertrag aufgebaut?
Zuerst wird die Leistung definiert, dann werden direkte, indirekte und Schattenkosten beider Modelle erfasst. Qualitative Faktoren wie Prozessreife und Volumenstabilität gehen als Annahmen mit Bandbreite ein. Eine Sensitivitätsanalyse mit mehreren Szenarien zeigt, wie belastbar das Ergebnis ist.
Welche Kostenarten gehören in den Vergleich mit der Arbeitnehmerüberlassung?
Direkte Kosten wie Personaleinsatz und Technik, indirekte Kosten wie Führung, Rekrutierung und Einarbeitung, Schattenkosten wie Nacharbeit und Leerlauf sowie einmalige Umstellungskosten für Übergabe, Systeme und Schulung.
Ist ein Werkvertrag automatisch günstiger?
Nein. Der Dienstleister kalkuliert Führung, Einarbeitung und Ausfallrisiko in seinen Preis ein. Ob das Modell insgesamt günstiger ist, hängt davon ab, wie hoch diese Kosten heute beim Einsatzbetrieb tatsächlich sind.
Wie beeinflussen variable Vergütungsmodelle den Business Case?
Sie koppeln die Kosten an messbare Leistung. Im Business Case müssen sie deshalb für mehrere Leistungsniveaus gerechnet werden, einschließlich Bonus und Malus.
Wie wird der ROI eines Wechsels ermittelt?
Die laufende Differenz der Gesamtkosten wird den einmaligen Umstellungskosten gegenübergestellt, meist über mehrere Jahre. Daraus ergibt sich, ab wann sich der Wechsel rechnet und wie empfindlich dieser Zeitpunkt auf veränderte Annahmen reagiert.
Welche KPIs sind für den Business Case besonders relevant?
Kommissioniergenauigkeit, Durchlaufzeiten, Output je Schicht, Fehlerquote und Servicelevel. Sie bilden die Grundlage für Vergütung, Abnahme und die spätere Erfolgskontrolle.
