Wareneingang und Warenausgang optimieren: Abläufe, Prüfpunkte und Kennzahlen

Wareneingang und Warenausgang sind die beiden Stellen, an denen das Lager mit der Außenwelt verbunden ist. Was im Wareneingang falsch gebucht wird, fehlt später in der Kommissionierung. Was im Warenausgang zu spät fertig wird, verpasst das Fahrzeug. Beide Bereiche hängen an Zeitfenstern, die das Lager nicht allein bestimmt, und beide entscheiden, ob Bestand und Lieferzusagen stimmen.

Dieser Beitrag zeigt die Abläufe beider Bereiche, die Prüfpunkte, an denen Fehler entstehen, die Kennzahlen, mit denen sie gesteuert werden, und wann sich ein Bereich als eigene Einheit vergeben lässt.

Der Wareneingang in sechs Schritten

1. Avisierung und Zeitfenster: Lieferungen werden vorher angekündigt und einem Rampenzeitfenster zugeordnet. Ohne Avis plant das Lager Personal und Rampen nach Gefühl.
2. Annahme an der Rampe: Fahrzeug entladen, Packstücke gegen Lieferschein zählen, äußere Schäden auf dem Frachtbrief vermerken, bevor der Fahrer abfährt.
3. Identifikation: Artikel, Menge und gegebenenfalls Charge oder Mindesthaltbarkeit per Scan oder Etikett erfassen.
4. Prüfung: Menge und Zustand prüfen, bei Bedarf Stichproben auf Qualität. Was auffällt, kommt auf einen gekennzeichneten Klärplatz, nicht ins Lager.
5. Buchung: Wareneingang gegen die Bestellung buchen, erst dann ist die Ware im System verfügbar.
6. Einlagerung: Ware auf den Lagerplatz bringen und den Platz buchen.

Für Käufer im Handelsverkehr hat der Wareneingang eine rechtliche Seite. Nach § 377 HGB muss die Ware beim beiderseitigen Handelsgeschäft unverzüglich nach der Ablieferung untersucht werden, soweit das nach ordnungsmäßigem Geschäftsgang tunlich ist. Zeigt sich ein Mangel und wird er nicht unverzüglich angezeigt, gilt die Ware als genehmigt. Eine Prüfung, die erst Tage später stattfindet, kann also Ansprüche kosten. Wie eine Warenkontrolle mit Prüfstufen aufgebaut wird, beschreibt der Beitrag zur Warenkontrolle.

Der Warenausgang in fünf Schritten

1. Auftragsfreigabe: Aufträge werden nach Tour, Zeitfenster und Priorität freigegeben, nicht einfach nach Eingang.
2. Kommissionierung: Ware nach Auftrag zusammenstellen, Mengen und Artikel per Scan bestätigen.
3. Packen und Kontrolle: Packstücke bilden, Gewicht oder Inhalt stichprobenhaft prüfen, Versandpapiere und Etiketten erstellen.
4. Bereitstellung: fertige Sendungen nach Tour in der Bereitstellungszone sortieren, vor dem Zeitfenster vollständig.
5. Verladung: Ladungssicherung, Verladereihenfolge nach Entladestellen, Scan bei Verladung und Übergabe an den Frachtführer.

Der häufigste Engpass ist Schritt 4. Wird erst kurz vor Abfahrt bereitgestellt, fehlen Packstücke, und das Fahrzeug wartet oder fährt ohne sie. Wie sich verpasste Zeitfenster auf den ganzen Tag auswirken, zeigt der Beitrag zu verfallenden Zeitfenstern.

Wo Fehler entstehen

• Annahme ohne Avis: Fahrzeuge kommen ungeplant, Rampen und Personal sind belegt, Standzeiten wachsen.
• Buchung nach der Bewegung: Ware liegt schon im Regal, ist aber noch nicht gebucht. Das System verkauft, was es nicht kennt, oder sucht, was es schon hat.
• Kein Klärplatz: Abweichungen werden „erstmal“ eingelagert und später gesucht.
• Bereitstellung zu spät: Der Warenausgang arbeitet bis zur letzten Minute, die Verladung beginnt mit unvollständigen Touren.
• Keine Rückmeldung an den Einkauf: Lieferanten mit wiederkehrenden Abweichungen bleiben unbemerkt, weil niemand die Fälle sammelt.

Kennzahlen für beide Bereiche

• Durchlaufzeit Wareneingang: von der Ankunft des Fahrzeugs bis zur Verfügbarkeit im System.
• Anteil avisierter Lieferungen: zeigt, wie planbar der Wareneingang ist.
• Abweichungsquote je Lieferant: Lieferungen mit Mengen- oder Qualitätsabweichung im Verhältnis zu allen Lieferungen.
• Termintreue Warenausgang: Anteil der Touren, die vollständig im Zeitfenster verladen sind.
• Fehlerquote im Versand: falsche oder fehlende Positionen je versandte Positionen.
• Standzeit an der Rampe: Wartezeit der Fahrzeuge vor und während der Be- und Entladung.

Zielwerte ergeben sich aus dem eigenen Ausgangswert. Wie Kennzahlen mit fester Messregel aufgesetzt werden, beschreibt der Beitrag zu KPIs in der Logistik. Wo die Ware nach dem Wareneingang am besten liegt, damit der Warenausgang kurze Wege hat, behandelt der Beitrag zum Slotting mit ABC-XYZ-Analyse.

Technik mit Augenmaß

Barcode-Scanner an Rampe, Prüfplatz und Verladung sind in den meisten Lagern die wirksamste Investition, weil sie Buchung und Bewegung zusammenbringen. RFID lohnt sich vor allem bei Ladungsträgern und geschlossenen Kreisläufen. Ein Rampenmanagement mit Zeitfensterbuchung bringt viel, sobald mehrere Lieferanten am Tag kommen. Ordnungsmethoden wie 5S helfen, wenn Prüfplatz und Bereitstellungszone ohnehin neu eingeteilt werden. Keine Technik ersetzt aber die Regel, dass gebucht wird, wenn sich die Ware bewegt.

Modellfall: Großhändler mit Rückstau am Morgen

Modellfall (typischer Verlauf, kein Kundenprojekt): Ein Großhändler für Sanitärbedarf bekommt seine Lieferungen überwiegend am Vormittag, zur selben Zeit verlässt die erste Tourenwelle das Lager. Wareneingang und Warenausgang teilen sich vier Rampen und ein Team. Am Morgen stauen sich Lieferanten-Lkw, Ware wird ungebucht in den Gang gestellt, und am Nachmittag fehlt sie in der Kommissionierung. Der Händler führt Zeitfenster für Lieferanten ein, trennt die Rampen für Eingang und Ausgang, richtet einen Klärplatz ein und vergibt den Wareneingang als eigenen Bereich mit eigener Teamleitung. Gemessen werden Durchlaufzeit im Wareneingang, Anteil avisierter Lieferungen und Termintreue der Touren. Das Warnsignal: Paletten im Gang, die im System noch beim Lieferanten stehen.

Selbst steuern oder als Bereich vergeben

Wareneingang und Warenausgang lassen sich gut als eigene Bereiche beschreiben, weil ihr Ergebnis messbar ist: gebuchte Ware innerhalb einer vereinbarten Zeit, vollständig verladene Touren im Zeitfenster. Voraussetzung ist, dass Prüfregeln, Klärwege und Zuständigkeiten für Abweichungen schriftlich festgelegt sind. Wie Prozessbereiche im Werkvertrag abgegrenzt werden, beschreibt der Beitrag zu Logistikprozessen im Werkvertrag.